Edição colaborativa de texto: Google Docs versus Windows Office Live Workspace

Volta e meia eu procuro alguma solução melhor para resolver meus problemas atuais, e hoje não foi diferente. Estava procurando por uma seleção mais elegante para trabalhar colaborativamente em meus arquivos de texto. A idéia era achar um serviço que oferecesse:
- colaboração em tempo real, com duas (ou mais) pessoas editando um arquivo simultaneamente
- versionamento completo e automático dos documentos editados
- independência de plataforma, visto que utilizamos Windows e Mac em nosso grupo
- custo razoável

Acabamos por testar 2 produtos inicialmente: o Google Docs e o Microsoft Office Live Workspace. Este artigo não busca ser um review exaustivo destes produtos, que já são usados por muitos usuários. Ao invés disto, gostaria de relatar minhas impressões em relação aos aspectos colaborativos e como eles se adequam a uma situação de uso que julgo ser razoavelmente comum.

Microsoft Office Live Workspace

O sistema da Microsoft oferece uma solução integrada para salvar e compartilhar documentos com outros usuários. O espaço oferecido, de 5 Gb é uma capacidade mais do que suficiente para a maioria dos usuários. Imediatamente, o serviço não gostou do meu browser, e pediu que utilizasse um browser suportado (Internet Explorer o Firefox 2.0+). Acabei dando o braço a torcer, e usei o IE 7 rodando em uma máquina virtual Windows XP. Imediatamente pediram para que eu instalasse a versão mais recente do Silverlight e um outro add-in. Gostei da interface: a tradicional organização por pastas na coluna da esquerda, e uma lista de arquivos na área principal. Enviei um arquivo de quase 600 kb, e resolvi trabalhar nele. O Ricardo, do outro lado, baixou o arquivo e passou a editá-lo pelo Word. Ao tentar instalar o plugin do Office Live, que me permitiria editar arquivos do workspace direto de dentro do Word, o sistema pediu a instalação de um outro plugin, cujo download foi feito....e falhou. Na segunda tentativa, parece ter funcionado.

Quando tentei abrir um documento, ele reconhece que o arquivo está sendo editado, e pergunta como eu quero trabalhar:

Fiz minhas mudanças, que seriam então salvas diretamente no servidor (que também demorou muuuuuito, para um arquivo de apenas 600 kb). Nas 3 tentativas de salvar o arquivo, houve falha e não pude completar a operação. Abri o arquivo via browser e comandei para edita-lo no Word, e desta maneira funcionou a gravação no servidor.

Alem disto, testamos o sistema de compartilhamento de tela, o SharedView. Apesar de funcionar relativamente bem (após o download de outro plugin), também houve alguns problemas: tudo é muito lento para ser usado no dia a dia via internet (apesar de ambos estarem com banda larga de 4+ mbits). Ele funciona como uma solução de compartilhamento de tela tradicional: o usuário escolhe o que deseja compartilhar, e pode oferecer o controle ao usuário remoto.

Vantagens:
- Integração diretamente no Microsoft Word 2007: arquivos podem ser criados e salvos diretamente no servidor.
- gratuíto para até 5 Gb.

Desvantagens:
- roda somente no Windows
- instalação de múltiplos plugins
- lento para operações que requerem transferência de arquivos pela rede
- colaboração com o SharedView muito lenta para uso contínuo
- múltiplos bugs identificados com apenas alguns minutos de uso

Google Docs

O sistema concorrente do Google leva tudo a rodar diretamente no browser. Logar no sistema e editar documentos é  feito facilmente. Tentei enviar o mesmo documento .doc utilizado com o MS Workspace para ser incorporado ao Google Docs, mas aí já a primeira limitação: o envio de arquivos .doc é limitado a 500 kb por arquivo. Retirei algumas imagens do arquivo, e re-enviei. Com poucas excessões, a formatação do documento foi mantida. Após editar o arquivo, ele é imediatamente salvo, e as revisões podem ser comparadas entre si, e obviamente uma versão anterior pode ser restaurada.

Infelizmente não é possível trabalhar vendo o que o outro usuário está fazendo no documento, como é possível no sistema de planilhas do Google Docs, em que é possível ver a posição do cursor do usuário, e as mudanças são atualizadas em tempo real. Entretanto, compartilhar os arquivos com outros usuários é muito simples e rápido, porém todos devem obrigatoriamente ter uma conta no Google.

Uma vantagem é poder ter acesso aos arquivos mesmo estando off-line, através de funcionalidade do Google Gears.

Vantagens:
- roda independentemente da plataforma, já que é tudo no browser
- grátis
- não consume muitos recursos de máquina
- sistema de sincronia de arquivos offline (Google Gears)

Desvantagens:
- envio de arquivos .doc limitado a 500 kb
- recursos de processador de texto mais limitados
- impossibilidade de utilizar plug-ins externos, como gerenciadores de referências bibliográficas

Outros

Um software que permite fazer edição simultânea de arquivos texto sem utilizar um sistema de compartilhamento de tela é o SubEthaEdit, disponível somente para Mac. O programa, apesar de não se enquadrar exatamente no que eu quero, faz a colaboração em tempo real mais decente que eu já vi. É este tipo de tecnologia que o Google e/ou a Microsoft deveriam utilizar. Outro bom candidato é o Zoho Docs, que tras uma solução completamente baseada no browser, porém com um editor de texto aparentemente mais poderoso, e uma interface mais familiar, muito parecida com a do Microsoft Office 2003.

Conclusões

Nenhum sistema hoje fornece as funções complexas que o Word permite, em um formato colaborativo que funcione bem em múltiplas plataformas. O Microsoft Office Live é uma boa iniciativa da Microsoft, mas ainda peca por ter várias falhas (claro, é um serviço beta), e por funcionar plenamente somente no sistema Windows. O Google Docs é a solução mais viável hoje para quem busca uma alternativa para editar seus documentos e colaborar com outros usuários. Apesar do editor em si não ser tão poderoso quanto o Word, ele supre as necessidades da maioria dos usuários. Para o meu caso, eu ainda terei que utilizar uma solução híbrida: editar documentos e colaborar com outros utilizando o Google Docs, e quando for fazer a formatação final e inclusão de referências bibliográficas (utilizando o Endnote), vou utilizar o MS Word. Quanto à edição em tempo real por vários autores ? Aguardo o Google Docs incorporar as funções de colaboração das planilhas para o editor de texto.