Escritório sem papel

Por: em 15/08/06 na(s) categoria(s): Miscelâneas

comentários 22

Algo que sempre me incomodou muito é a quantidade de papel que recebo, que deve ser organizado em arquivos e volta e meia tenho que procurar algo. Pensando nisso, estou querendo um sistema que me permita armazenar todos os meus documentos de forma digital.

Procuro um sistema que:
- seja independente de plataforma
- importe documentos pelo scanner
- não precisa reconhecer o documento
- permita o uso de metadata
- não usa um banco de dados central, mas sim arquivos separados

Essencialmente seria um aplicativo como por exemplo o Picasa, para fotos. Ele importa todas as fotos, usa metadata, mas não muda os arquivos em si. Talvez um aplicativo que possa fazer o que quero é o Adobe Acrobat, mesmo a standard edition já faz isto. Além disto, o formato PDF é muito bem aceito, e posso ler um PDF em qualquer plataforma. Para indexar tudo e tornar a busca simples, o Google Desktop serve, e permite até mesmo indexar meus arquivos em outras máquinas.

Conferi também os chamados Document Management Systems, porém são sistemas voltados para empresas, não para o usuário final como é meu caso.

Alguém tem alguma experiência com um sistema deste tipo ? Que software e hardware está utilizando ?

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  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Eu também tenho interesse em obter uma resposta a esta sua pergunta… a opção mais interessante que encontrei foi o .pdf, mas não a coloquei em prática.

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Escritório sem papel não existe.
    Volte para o ano 2006!!!

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Tambem vou acompanhar este topico.. é uma ideia genial… e pode ser aplicada não só aí..

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Eu fiz um sistema para Clipping e outro para organização de ofícios da empresa que eu trabalho.
    Cada um funciona de uma forma, no de clipping, cada documento é escaneado e pode ser cadastrado (inserir dados de classificação). Ficou uma belezinha, mas a integração com Scanner é uma bosta. Estamos testando um novo scanner agora que deve funfar bacana, mas tivemos alguns dos erros mais sinistros da minha carreira ocorrendo neste sistema que é feito em Windows DNA. Os arquivos ficam salvos separadamente, porém indexados via base de dados.

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    O que quer dizer que não precisa reconhecer o documento? Com pdf, se não estou enganado, caso não se utilize ocr o google desktop não faz indexação.

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Quais sistemas são utilizados para indexação de arquivos PDF?

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Dominus: eu pretendo entrar os dados para categorizar tudo em metadata. Seria trabalhoso demais reconhecer cada documento, e tambem desnecessario. Assim a indexação fica mais fácil.

    Fulano: a ideia e de diminuir a quantidade de papeis, e colocar o quanto possivel em forma digital.

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Aproveita e dá uma olhada em um scanner com ADF (automatic document feeding).

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Na minha humilde opinião, o Copernic Desktop dá de dez a zero no Google Desktop no quesito indexar e visualizar.

    http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Olá Léo.

    Achei estranho. Você descreve perfeitamente um “Document Management System” como sendo o que você precisa, aí fala: “É isso que quero mas num serve”.

    Qual seria a diferença de um sistema desses (voltado para empresas) e o que você precisa (além de $$$$)?

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Olá Léo.

    Achei estranho. Você descreve perfeitamente um “Document Management System” como sendo o que você precisa, aí fala: “É isso que quero mas num serve”.

    Qual seria a diferença de um sistema desses (voltado para empresas) e o que você precisa (além de $$$$)?

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Bruno,

    Essencialmente complexidade. Preciso de algo para uma ou no maximo 2 pessoas. Nada complicado. O problema de um sistema para empresas é a complexidade para instalar, adaptar e claro, o preço. Só por isso.

    Estou vendo tambem um scanner com ADF. Parece que os mais simples sao ruins…

    [] Leo

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Fulano,

    Acho que você que devia sair do século XX…

    Pessoal, segue abaixo o texto do site de um programa como esse, chamado Paperport. Ele explica bem as vantagens de se ter um sistema como esse:

    “Porque sua organização deveria utlizar o Paperport?

    Documentos e processos baseados em papel são um atraso de produtividade. De acordo com estudos recentes 30% do tempo gasto nos escritórios são com “manejamento de papéis” e 7,5% de todos os documentos de papel se perdem completamente. Empresas gastam $20 com o trabalho de arquivar um documento, $120 para buscar por um documento perdido, e $250 para recriar um documento perdido. Convertendo todos esses documentos para um formato digital e usando o Paperport para organizar, encontrar e compartilhá-los siginifica que eles nunca serão perdidos – poupando seu tempo, dinheiro, e impulsionando sua produtividade!”

    É Claro que temos que ver com olhos críticos esse texto, e sabemos que não basta ter um programa como esse instalado. É necessário que a entrada de documentos (e metadados) seja bem feita, senão, os documentos ficarão perdidos da mesma forma…

    Ou seja, fica cada vez mais claro que toda empresa precisa de um Profissional da Informação (leia-se bibliotecário)! hehe. Tá certo que tô “puxando sardinha pro meu lado” por estar cursando exatamente esse curso, mas, podem assumir que faz sentido…

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Grato Bruno, vou conferir este aplicativo.
    []
    Leo

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Olá Leo,

    Entendi seu ponto de vista, mas, esses programas não são tão complicados assim… já usei esse paperport e posso dizer que ele é relativamente simples. O maior problema é o fato dele não estar disponível em português – o que se configura como um péssimo problema de acessibilidade, pois, infelizmente pouquíssimos brasileiros dominam o Inglês.

    Quanto ao preço, deve ser caro mesmo, mas, usei um que só tinha um olho e usava uma perna de pau… hehe

    EU TAMBÉM acho muito legal a possibilidade de ter um sistema desses. Imagine tudo isso incoporado ao “Portal” de sua empresa através de um Sistema de Gerenciamento do Conteúdo?? Ia ser demais. Nesse caso você teria q fazer “UPLOAD” dos documentos para o servidor. Acho que em PHP dá pra fazer isso facilmente…(pena q ainda não sei programar. hehe)

    Seus documentos não só estariam digitalizados como acessíveis de qualquer parte do planeta!!

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Leo,

    Depois me dê um retorno sobre o software…

    []‘s

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Muito interessante o Paperport, Bruno. A versao pro custa US$199 e a versao standard US$99. Vou avaliar.
    [] Leo

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Bruno,

    sua descrição pode ser atendida pelo software KnowledgeTree™ Document Management System (DMS), um open source de gerenciamento de documentos via web.

    Façam um teste vale a pena.

    Version 3.0.3
    kt-dms.sourceforge.net

    Front Page
    Admin Login
    Username- admin
    Password- admin

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Complementando,

    para aqueles que buscam soluções a um preço justo (R$ 0,00) vale dar uma olhada no site:

    http://www.opensourcecms.com

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Olá Julio,

    Obrigado pela dica do “KnowledgeTree”!!

    Te falo que eu já tinha revirado o sourceforge em busca de algo do tipo e ainda não tinha encontrado…

    Valeu!

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    Olá Julio,

    Obrigado pela dica do “KnowledgeTree”!!

    Te falo que eu já tinha revirado o sourceforge em busca de algo do tipo e ainda não tinha encontrado…

    Valeu!

  • http://pietra@hotmail.com Anônimo

    eu acho errado esse Fulano, se fosse assim, banco nao ia microfilmar, o fato de digitalizar ajuda nao só na organização como também na economia de espaço!